如何做好会议活动和会务服务?

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   我们经常会遇到企业或公司举办的大大小小的会议活动,不管你是会务服务者或者参加者也好,对于这些回忆活动或多或少的都有所接触和了解,具体的一些流程或执行操作想必应该不是那么系统的说的出来,今天小编整理了常用的会议活动策划的指导手册,有了这份手册,你可以清楚的知道会务服务公司进行到哪一步,下面一起看看吧。

    直接上干货,如下:

    一、前期(准备工作):1、确认会议结构:day1:接待来宾签到入住。day2:上午新闻发布会、中午午宴;下午会议、展览展示类;晚上晚宴类。day3:配套服务-观光游览。2、确认参会人员:特别接待:政府要员(VIP)明星(VIP)。重点接待:主办方领导(VIP)。一般接待:媒体记者、经销商、供应商、主办方领导、工作人员。3、确认协力公司:搭建商:舞台搭建 展示区搭建 周边装饰搭建。AV灯光供应商:灯光 音响 视频 舞台特殊效果。演出供应商、演职人员:艺人 演员 节目 演出服装 排练 演出策划 导演。人员派遣公司或个人:礼仪、翻译、杂物人员。服装及化妆供应商:服装的设计与制作、发型师、化妆师。摄影摄像供应商:摄影师、摄像师酒店:来宾住宿 餐饮 茶歇 VIP室 宴会厅实施场地:主会场 分会场 展示会场 发妆间 更衣室 VIP室 电力 保洁旅行社:旅游服务 票务出租汽车公司:车辆提供。 印刷、礼品、彩排场地、影视制作、其它供应商……4、你要取得的信息:信息是否足够与准确决定了后续工作的质量;客户的背景资料:客户的历史反映出客户的现在。客户的核心目的:为提升品牌形象?为引爆公关传播?为促进销售?为经销商打气?客户品牌(或产品)的特性:核心优势是什么?推广策略是什么?本次会议的主旨:发布一个消息?推出一款产品?开创一个理念?客户对本次会议的预想:客户最初的想法将影响整体活动的走向。客户的喜好与厌恶:有时个人意志主导了活动的走向,而我们要的是客户满意。与我们开会的人,是否是最终的决定者。如果不是,我们要尽力去了解决定者的预想和好恶。5、你要取得的资料:资料是否充分直接影响你的工作进度和效率。VI系统电子版(至少有LOGO、标准色、禁用色或禁用搭配)产品广告图片及广告影像客户以往各类活动的资料照片;客户公司的完整名称;客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、E-mail等基础信息。6、你要携带的物品:记住你每做的一件事,都是为成功增加保障。着正装出席。一台笔记本电脑:随时向客户展示资料或投影;一台数码相机或DV:随时拍下客户的产品或道具;一支激光笔:方便你的讲解一支笔、一个本:认真记录下客户传达出的每一个重点信息;一支录音笔:对会议做全程记录,避免你向内部传达了错误的信息;一张名片:让客户清楚的知道你的姓名及联系方式,更重要的是让他知道你在这个项目中扮演的角色。;一张公司简介光盘:让客户知道你身后有强大的团队做支持;一份活动相册:让客户知道我们有着丰富的经验;一张项目推进表、一份确认事项单:教会你的客户如何使用它。

    关于会务服务的指导手册小编详细的整理了以上内容,文字总归死板了些,看似繁琐了些,其实只要你用心,再结合经验,其实不难的。

2019年12月13日 13:04
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